Vom Angestellten zum Freiberufler: So ermittelst du deinen Tagessatz

Stefanie schmeißt hin. Ihr Chef ist zwar ganz nett, doch mit echter Wertschätzung geht er sparsam um. Wie soll er auch? Führung ist neben seinen inhaltlichen Aufgaben zeitlich einfach nicht mehr drin. Die jährlichen Mitarbeitergespräche gleichen der Pflicht zur Steuererklärung und versprühen einen ähnlichen Charme.

Stefanie arbeitet als Anforderungsexpertin in der IT-Abteilung. Dort hat sie viel mit Freiberuflern zu tun, die nicht selten einen Tagessatz von 1.000 € und auch deutlich mehr haben.

Bei einem Gespräch mit einem Kollegen in der Kaffeeküche kommen sie auf die Tagessätze zu sprechen und berechnen mit dem Angestellten-Dreisatz den Bruttolohn. 200 Tage Arbeit und 1.000 € Tagessatz macht 200.000 €.

Im Vergleich zu ihren 80.000 € Jahresbrutto doch ein nettes Sümmchen.

Stefanie will sich als Freiberufler selbständig machen. Sie steht jetzt vor der Herausforderung ihren eigenen angemessenen Tagessatz festzulegen. Doch wie geht sie vor?

Die Bestimmung des Mindestsatzes

Als erste Annährung nutzt sie ihr aktuelles Angestelltengehalt von 80.000 € brutto. Stefanie ist ein einfacher Steuerfall und bekommt bummelig 45.000 € netto ausbezahlt.

Das setzt sie als Mindestertrag nach Steuern an.

Doch hier lauern schon die ersten Fallen. Als Angestellter hat man im Gegensatz zu einem Freiberufler einige implizite Vorteile. Bei Krankheit gibt es eine Lohnfortzahlung. Auch während des Urlaubes kommt das Gehalt. Das monatliche Einkommen ist unabhängig von der unmittelbaren Auftragslage. Arbeitsmittel werden gestellt und Weiterbildung im Allgemeinen vom Arbeitgeber bezahlt. Oft kommen weitere Vorteile wie Jobticket, betriebliche Altersvorsorge, Getränke und Essensgutscheine zum Tragen.

Während „angestellt sein“ eher dem Sparbuch oder dem Tagesgeld ähnelt, findet sich der Freiberufler eher in der Welt der Aktien wieder. Einnahmen schwanken und das unternehmerische Risiko liegt komplett beim Freiberufler.

Diese Risiken müssen bei der Ermittlung des Tagessatzes berücksichtigt werden.

Die Annahmen für die Bestimmung des Mindestsatzes

Hier ein konkreter Vorschlag wie du deinen Tagessatz bestimmen kannst.

Zunächst müssen Annahmen getroffen werden. Die Bestimmung der jährlichen Arbeitstage ist dabei noch am einfachsten. Wir setzen pauschal 250 Arbeitstage pro Jahr an.

Bei den Krankheits-, Urlaubs und weiteren Abwesenheitstagen z.B. durch Weiterbildung wird es schon individueller. Diese Tage bedeuten für den Freiberufler kein Einkommen und die Arbeit bleibt liegen.

Für Stefanie setzen wir 10 Krankheitstage, 30 Urlaubstage und 15 weitere Tage der Abwesenheit an.

Ziehen wir diese Tage von den 250 Arbeitstagen ab, dann landen wir bei 195 Tagen, die Stefanie produktiv im und am Unternehmen arbeiten kann.

Jetzt wird es spannend. Es stehen 195 Tage Schaffenskraft zur Verfügung. Doch wieviel kann Stefanie den Kunden in Rechnung stellen?

Stefanie wird mehr oder weniger Zeit oder Geld für Tätigkeiten wie Akquise, Angebote und Rechnungen schreiben, Buchhaltung, Marketing, Netzwerken, Webauftritt, Social Media, Recherche etc. aufbringen müssen.

Stefanie muss sich Gedanken machen woher die Aufträge kommen. Sie muss ihr Netzwerk kontinuierlich ausbauen. Fürs erste setzt sie daher 60% verrechenbare Leistung an. Übersetzt heißt das, sie kann planerisch wöchentlich 3 Tage den Kunden in Rechnung stellen und 2 Tage für neue Kunden sorgen, Administration & Buchhaltung machen, Netzwerken, das eigene Portfolio ausbauen oder schlicht und einfach Auftragslücken überbrücken.

Bei 60% kann sie somit planerisch 117 Tage in Rechnung stellen.

Hier noch mal die Übersicht:

PostenAnnahme
Arbeitstage pro Jahr250
Krankheit10
Urlaub30
Andere Abwesenheiten15
Verrechenbare Leistung (in Prozent)60%
Verrechenbare Tage117

Was bleibt man Ende übrig?

Jetzt nehmen wir den Kaffeeküchen-Tagessatz von 1.000 €, um zu schauen was am Ende gegenüber dem Angestelltenjob Netto übrig bleibt.

Bei 117 Tagen zu einem Tagessatz von 1.000 € kommen wir auf einen Umsatz von 117.000 €.

Als Freiberufler können alle Ausgaben, die den Tätigkeiten der Einkommensgenerierung dienen als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Bei Stefanie sind das Arbeitsmittel, Office-Lizenz, Akquisekosten, Steuerberater, Versicherungen, Reisekosten, Hotelaufenthalt, Weiterbildung, etc.

Für die Betriebskosten setzen wir hier 20% vom Umsatz an. Ziehen wir die Betriebskosten vom Umsatz ab, dann landen wir bei einem Gewinn von 93.600 €.

Stefanie lässt sich freiwillig in der gesetzlichen Krankenversicherung versichern und zahlt dort mit dem prognostizierten Einkommen den Höchstsatz. Für die Krankenversicherung werden 8.127 € fällig. Für die Pflegeversicherung gehen noch mal rund 1.770 € ab.

Stefanie möchte in ihrer Berechnung die Beiträge der gesetzlichen Rentenkasse aus ihrem Angestelltenverhältnis zukünftig in einen Welt-ETF stecken, damit sie weiter für ihr Alter vorsorgen kann. Dafür wendet sie 18,6% vom Gewinn auf. Das macht dann rund 17.410 € pro Jahr.

Zu guter Letzt hält unser derzeitiger Finanzminister und möglicherweise zukünftige Kanzler Olaf die Hand auf und treibt die Steuern ein. Dafür legt Stefanie planerisch noch mal rund 20.000 € zurück.

Wer die genaue Steuerberechnung in sein Modell einbeziehen möchte, dem empfehle ich mein Artikel „Das Grundprinzip der Einkommenssteuer“ mit kompletter exceltauglicher Steuerformel.

Am Ende bleiben rund 46.000 € Netto übrig. Also etwa derselbe Betrag wie bei ihrer Angestelltentätigkeit.

Hier die Berechnung:

PostenBetragErläuterung
Tagessatz1.000 € 
Umsatz117.000 €117 * Tagessatz
Ausgaben-23.400 €20% vom Umsatz
Gewinn93.600 €Umsatz – Ausgaben
Krankenversicherung-8.127 €Höchstsatz
Pflegeversicherung-1.770 €Höchstsatz
Altersvorsorge-17.410 €18,6% vom Gewinn
Zu Versteuern67.586 €Gewinn – KV – PV – AV * 92%
Steuern + Soli-19.569 € 
Netto46.724 € 

Die 200.000 € nach dem Angestellten-Dreisatz schmelzen bei genauer Betrachtung also auf weniger als ein Viertel ab.

Ob die angenommenen 60% verrechenbare Leistung bei Stefanie realistisch sind, darüber kann man streiten. Fakt ist, es ist definitiv mehr, als man vorher denkt. Wer seine Abende, Wochenenden und Urlaube nicht mit Arbeit vollstopfen möchte, sollte hier eher tendenziell vorsichtige Annahmen treffen.

Natürlich sind die Situationen und Annahmen bei jedem Freiberufler unterschiedlich und müssen den individuellen Gegebenheiten angepasst werden. Das Modell gibt aber eine gute Indikation was ein Tagessatz im Vergleich zum Angestelltengehalt bedeutet.

Deinen Marktwert ermitteln

Stefanie weiß nun, dass sie mindestens 1.000 € Tagessatz nehmen muss, damit auf Basis ihrer Annahmen und unter Berücksichtigung der Risiken bei diesem Modell am Ende zumindest das Einkommen aus der Angestelltenzeit gesichert ist.

Die 1.000 € markieren hier aber den Mindestsatz. Stefanie muss jetzt ihren Marktwert austesten und diesen sukzessive idealerweise erhöhen. Vielleicht startet sie bei 1.400 € und landet nach Verhandlungen bei 1.200 €.

Vielleicht ist der Markt aber auch gerade schwierig und sie kann höchstens 800 € realisieren, weil z.B. das Empfehlungsnetzwerk fehlt und sie sich erst einmal bei potenziellen neuen Auftraggebern beweisen muss. Um auf dasselbe Ergebnis zu kommen, muss sie dann 80% ihrer Zeit den Kunden in Rechnung stellen.

Sie kann mit einem Tagessatz von 600 € auch 100% ihrer Zeit den Kunden in Rechnung stellen und die übrigen Tätigkeiten nach Feierabend und am Wochenende wuppen. Dann tauscht sich aber den Chef nur durch den Kunden aus und ist genauso abhängig wie vorher, mit insgesamt höheren Risiken.

Diese Chancen und Risiken gehören zur Selbständigkeit dazu.

Fazit

Dieses Beispiel hat bewusst einen Vergleich zu einer Angestelltentätigkeit hergestellt.

Themen wie Steuern, Altersvorsorge und weitere Kosten werden beim Tagessatz gerne übersehen oder ausgeblendet.

Hat man erst einen zu niedrigen Tagessatz am Markt etabliert, ist es schwer höhere Sätze zu fordern.

Daher ist ein angemessener Tagessatz eine wichtige Grundvoraussetzung für den Start in die Freiberuflichkeit.

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Bild von Engin Akyurt auf Pixabay

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